Quando gli strumenti digitali iniziano a complicarti la giornata

Digitalizzare un'attività non significa semplicemente sostituire la carta con un computer. E non significa nemmeno utilizzare il maggior numero possibile di applicazioni. La digitalizzazione dovrebbe rendere il lavoro più organizzato, accessibile e sostenibile. Eppure, molte attività finiscono per costruire nel tempo un insieme di strumenti che funzionano individualmente, ma comunicano poco tra loro. Il risultato è una situazione apparentemente digitale, nella quale continuano a esistere numerose inefficienze. Ci sono alcuni segnali che aiutano a riconoscere questo problema. Il primo è inserire più volte le stesse informazioni.

Se i dati di un cliente devono essere copiati manualmente in sistemi diversi, probabilmente esiste un'opportunità di semplificazione. Il secondo segnale è la difficoltà nel recuperare le informazioni. Documenti distribuiti tra cartelle, messaggi, email e piattaforme differenti possono rendere complicata anche una ricerca molto semplice. Un terzo segnale riguarda le attività ripetitive. Inviare sempre le stesse comunicazioni, aggiornare manualmente stati o trasferire informazioni da un'applicazione all'altra sono operazioni che, in alcuni casi, potrebbero essere automatizzate. Il quarto segnale è la mancanza di visibilità. Quando per conoscere lo stato di un'attività bisogna chiedere continuamente aggiornamenti, potrebbe mancare uno strumento organizzativo realmente condiviso. Infine, c'è la dipendenza da procedure conosciute soltanto da una persona.

Se un processo funziona esclusivamente perché qualcuno ricorda tutti i passaggi necessari, il sistema rischia di diventare fragile. Naturalmente, non tutte queste situazioni richiedono lo sviluppo di un'applicazione personalizzata. A volte basta configurare correttamente uno strumento esistente. Altre volte serve riorganizzare le informazioni, definire responsabilità o collegare piattaforme già utilizzate.

Prima di investire in nuova tecnologia, vale la pena comprendere quanta parte di quella disponibile stiamo già sfruttando.
Questo è un aspetto della consulenza digitale che considero particolarmente importante. Le soluzioni devono essere proporzionate alle esigenze. Una piccola attività potrebbe ottenere un miglioramento significativo attraverso pochi interventi mirati, senza affrontare un progetto complesso. La domanda da porsi non è quante applicazioni utilizziamo. È quanto efficacemente lavorano insieme. Un buon punto di partenza consiste nel ricostruire il percorso di un'informazione, dal momento in cui viene raccolta fino a quando viene utilizzata.

Spesso, osservando quel percorso, emergono passaggi superflui, duplicazioni e opportunità di miglioramento.
Perché essere digitali non significa utilizzare tanti strumenti. Significa riuscire a lavorare meglio grazie a essi.